管理会社の変更手続きで賃借人の方の安心を得るには

こんにちは、カクセイのプロパティレンタル部門所属のヤスシです。

お陰様で、管理戸数も増えてきて、とても嬉しく感じています！

ところで、管理を任せていただいた場合、私たちがどのよつに管理変更手続きを行っているのかご存知ですか？

>先日、公衆の男子トイレで見かけた張り紙です。女子トイレの使用を促している！？<

すでに当ブログで何度かご紹介したのですが、管理会社変更の手続きといえば、

1. 家賃振込先
2. 管理会社連絡先の変更通知
3. 保証会社・連帯保証人の引き継ぎ
4. 管理委託契約
5. 鍵・建物メンテナンス等
6. 賃貸募集の引き継ぎ

主に、上記となります。

その中でも重要な業務が、賃借人様への通知です。
なぜ重要なのかというと、これに失敗した場合、後々の工事代借主負担額の交渉、早期退去に影響することがあるからです。

「管理会社が変わったことを、説明すればいいだけじゃないか？」と疑問に思うかもしれません。確かにそうなのですが、賃借人様からすれば、突然管理会社変更の通知が来るので、びっくりするわけです。

例えば、賃借人様はこんな反応をします。

・疑う。

私「今後、賃借人様がお住いの物件の管理会社は、弊社に変更します。」

賃借人様「え、そうなんですか。前は、◯◯不動産さんでしたよね」

私「そうなんです。5/1から弊社が管理会社になります。」

賃借人様「前の管理会社から連絡が来てないんですが」

私「そうですか。それは心配ですよね。旧管理会社様に確認を取ってみてください。」

賃借人様「そうしてみます。」

・心配する。

私「今後、賃借人様がお住いの物件の管理会社は、弊社に変更します。」

賃借人様「管理会社が変わっても、賃貸借契約は終わらないですよね？」

私「もちろんですよ。家賃の振込先が変更します。」

賃借人様「え？賃料は上がりませんよね？」

私「はい、現状のまま変更はありませんよ」

・混乱する。

私「今後、賃借人様がお住いの物件の管理会社は、弊社に変更します。」

賃借人様「え、管理会社ってなんの管理会社ですか？」

私「家賃を支払ったり、設備不良などで賃借人様が困った時に連絡する、お部屋の管理会社です」

賃借人様「え、よくわかりません。私はもうずっとここに住んでいますが、こんなことはなかったんです」

私「そうですか。」

賃借人様「とにかく、主人が帰ってこないことには。」

私「そうですよね。承知しました。ご主人様と話してみますね」

賃借人様「お願いします」

などなど。

すんなりと「はい」と聞いてくれる方はむしろ少数です。当然のことですが、賃借人様は突然の連絡にびっくりするわけです。ですが、この反応を見事に打ち消してしまう魔法の言葉があるのです。

私「書面を送付します」

賃借人への通知は、最終的に書面で行いますが、その前段階である電話による通知で「書面で通知しますね」と伝えるのです。こうすると、懐疑的な質問の数が減ったり、旧管理会社に対する不満だったりがぼわーと溢れ出てくることもあります。他にも、信頼を築くポイントはたくさんありますが、これはなかなか強力です。

一方で、何も質問がないと、逆にこちらが心配することもあります。

私「今後、弊社が管理会社になります。」

賃借人様「はい」

私「賃料の振込先、連絡先が変更します」

賃借人様「はい」

私「何か質問はありませんか」

賃借人様「ないです」

私「そ、そうですか（大丈夫かな？）」

後日...

賃借人様「管理会社が変わるなんて、普通口頭でも話すだろ！なんで連絡してこないんだ！」

と、手元に届いた書面を見た賃借人様が、怒りの電話をかけてくることもありました。「やっぱり聞いてなかったのか」と思う一方で、反省もします。私の伝え方が悪かったのだと思います。

反省をバネにしつつ、明日も張り切って頑張ります！

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